Dokumentarkivet indeholder dagbøger, manuskripter, rapporter, observationer, breve og meget andet skriftligt materiale vedrørende Grønlands historie og det øvrige Arktis.
Arkivet
Siden 1953 har Arktisk Institut indsamlet og opbevaret dokumenter, fotografier og andet materiale vedrørende danske aktiviteter i Arktis, herunder i særlig grad materiale fra danske polarekspeditioner. Alle indkomne dokumenter arkiveres, registreres og indskrives i databasen efter principper, som er almindeligt gældende for danske arkiver. Når en samling arkivalier er indkommet på Arktisk Institut, oprettes et nyt nummer til den pågældende samling, hvorefter denne benævnes ’arkivfond’. En arkivfond kan være opdelt i to eller flere løbenumre afhængigt af arkivfondens størrelse; endvidere kan hvert løbenummer være opdelt i to eller flere enheder. Fonde, løbenumre og enheder fremgår af oversigterne på databasens brugergrænseflade.
Bemærk at enkelte samlinger enten er helt eller delvist udtaget til enten Rigsarkivet eller Nunatta Katersugaasivia Allagaateqarfialu / Grønlands Nationalmuseum & Arkiv. Dette fremgår af de enkelte samlingers beskrivelser.
Databasen
Arktisk Instituts dokumentdatabase er etableret med henblik på at opnå et komplet og detaljeret overblik over arkivets indhold og samtidig give brugere mulighed for via internettet at få indblik i arkivets omfang og indhold. Databasen er designet af Michael Hammond og konverteret til internettet af firmaet OpenGate.
Søgevejledning
Visningerne
Der er tre forskellige visninger på brugergrænsefladen: ’Simpel søgning’, ’Detaljeret søgning’ og ’Enkelt arkivfond’.
Søgefunktionen er den såkaldte ’find-as-you-type’, hvilket betyder, at søgefunktionen automatisk fravælger alle de arkivfonde (A-numre), hvori det ønskede ord ikke indgår.
Søgefelter
Ved simpel søgning arbejder søgefunktionen efterhånden som du indskriver bogstaver i søgefeltet, og når du er færdig med at skrive ordet, vises nedenfor kun de arkivfonde, hvori ordet indgår i den overordnede beskrivelse af den enkelte fond. Du skal således ikke afslutte med at taste ’retur’/’enter’.
Ved detaljeret søgning skal du trykke på ’SØG’ eller taste ’retur’/’enter’ for at få søgeresultatet frem.
Det er ikke muligt at gå retur til søgeresultatet efter aktivering af visning af enkelt arkivfond, kun til oversigten over samtlige fonde i arktisk instituts dokumentsamling. Ny søgning må således foretages for at se indholdet af andre fonde fra søgningen.
Simpel søgning.
Brugergrænsefladen åbner automatisk i ’Simpel søgning’, hvor samtlige arkivfondes numre, titler og en kort overordnet beskrivelse præsenteres. Der kan søges på arkivfondnumre og på alle ord i arkivfondenes titler og beskrivelser. Ved at klikke på ’[Klik for at se]’ eller arkivfondnumret (A-nummeret), åbnes den aktuelle arkivfond (se herunder).
Enkelt arkivfond.
De enkelte arkivfonde præsenteres i en skematisk oversigt, hvor der indledningsvis gives oplysning om den pågældende arkivsamlings nummer, titel, generelle indhold, oprindelse mm. Her vil det også fremgå hvis hele eller dele af samlingen er klausuleret eller udleveret til andet arkiv. Herefter følger et afsnit med eventuelle henvisninger til relaterede arkivfonde, personer og emneord. Endelig følger en detaljeret præsentation af arkivfondens indhold på løbenummer og enhedsniveau.
Oplysninger i ’Note’ er til internt arkivbrug, men kan indeholde oplysninger om særlige restriktioner på arkivfondens brug. Dette kan oplyses af arkivet.
Detaljeret søgning.
Her søges i alt tekst, både på fondsnummerniveau og på løbenummer- og enhedsnummerniveau. Den relativt store mængde informationer, der her præsenteres betyder, at brugeren må påregne en kortere ventetid, inden visningen er klar på skærmen. Ventetiden afhænger af den enkelte, lokale computer.
Resultatet der vises, er både de relevante fondsnumres overordnede oplysninger og herunder de relevante løbe- og enhedsnumre fra disse fonde. Søgeordet kan fremhæves i resultaterne.
Intern søgning i fremkommet søgeresultat.
Når man har lavet en søgning, kan der ikke direkte i databasen søges videre med andre søgeord inden for resultatet. Dette er dog muligt ved at udnytte din computers søgemuligheder. Tryk ’ctrl’ + ’f’ (på Mac-computere command + f) og der vil komme et søgefelt på din skærm, hvor du kan søge i den viste tekst.
For yderligere information henvises til Arktisk Instituts arkivchef: 3231 5055 / arkiverne@arktisk.dk.
Dokumentarkivet indeholder dagbøger, manuskripter, breve og andet skriftligt materiale fra Arktis. Søg i vores registrant for at se information om de forskellige dokument-samlinger. Kontakt konstitueret arkivchef, Lisbeth Valgreen, ved spørgsmål eller kommentarer:
+45 3231 5055
